Due hotel alla Mecca: ritrovarsi con i parenti

Ritrovarsi con i parenti alloggiati in un altro hotel prima di un’uscita insieme è più semplice se decidi presto una cosa: con due hotel alla Mecca, l’auto passerà a prendere entrambi i nuclei o sarà uno dei due a raggiungere l’altro? Ci sono tre modi sensati per farlo. Un unico viaggio può partire dal tuo hotel e aggiungere come tappa l’hotel dei parenti. Tutti possono ritrovarsi in un solo hotel e partire da lì. Oppure ogni nucleo può viaggiare per conto proprio e ritrovarsi a destinazione. Tutte e tre le soluzioni funzionano, ma ognuna si prenota in modo diverso, e la scelta va fatta prima di pagare, perché dopo il luogo di ritiro, le tappe e il numero di passeggeri non si possono più modificare online.

Questa guida è pensata per famiglie e amici che si trovano alla Mecca nello stesso periodo ma in hotel diversi e vogliono passare insieme una giornata o un pomeriggio: una visita, un pasto, un museo, un parco. Spiega come scegliere tra le tre soluzioni, come il pianificatore gestisce un secondo ritiro, che cosa concordare su hall e ingressi quando vai in un hotel che non è il tuo, chi deve tenere la prenotazione, come organizzare gli orari della giornata e come riportare poi ciascuno nell’hotel giusto. Gli arrivi dall’aeroporto verso due hotel sono un problema diverso, e lo è anche una visita alla Masjid Aisha da due hotel, di cui parliamo in una visita ad at-Tan’im partendo da due hotel.

Tre modi per iniziare la giornata insieme

Soluzione	Come si prenota	Funziona bene quando	Attenzione a
Ritiro all’hotel A, tappa all’hotel B	Un unico viaggio, con l’hotel B aggiunto come tappa	Entrambi i nuclei sono pronti in orario e l’auto basta per tutti	Il secondo nucleo deve essere pronto quando arriva l’auto
Tutti si ritrovano in un solo hotel	Un unico viaggio dall’hotel di ritrovo	Un nucleo può raggiungere l’altro facilmente a piedi o in auto	Gli ospiti hanno bisogno di un posto adatto dove aspettare
Viaggi separati, ritrovo a destinazione	Due viaggi, uno da ciascun hotel	I nuclei hanno ritmi, bagagli o programmi di fine giornata diversi	Due prenotazioni da gestire e un punto d’incontro a destinazione

Non esiste un’unica risposta giusta. Conta che la prenotazione descriva quello che succederà davvero. Se il programma è passare a prendere i cugini lungo la strada, la prenotazione deve includere il loro hotel come tappa e i loro posti nel numero di passeggeri. Se invece sono i cugini a venire da te, la prenotazione parte solo dal tuo hotel.

Prima soluzione: il ritiro da un secondo hotel alla Mecca come tappa

Il pianificatore ti permette di aggiungere a un viaggio fino a otto tappe, nell’ordine in cui l’auto le raggiungerà. Un secondo hotel può essere una di queste tappe. Il viaggio diventa quindi: il tuo hotel, l’hotel dei parenti, la destinazione.

Alcuni punti da sistemare bene:

Il numero di passeggeri è quello dell’intero gruppo. Il veicolo deve essere abbastanza grande per tutti quelli che saranno a bordo dopo il secondo ritiro. Il pianificatore mostra solo le categorie di veicolo che superano il controllo di capienza per il gruppo che inserisci, quindi inserisci il numero completo fin dall’inizio. La nostra guida su come contare le persone che partecipano a una visita ti aiuta a farlo.
L’ordine conta. Metti le tappe nell’ordine che vuoi far seguire all’auto. Pensa a quale ordine ha senso lungo la strada verso la destinazione e a quale nucleo sarà pronto prima, poi controlla il riepilogo del percorso prima di pagare.
Una tappa è un ritiro, non un tempo di attesa. I parenti del secondo hotel devono essere pronti nel punto che l’auto raggiungerà, nel momento in cui lo raggiunge. Non contare sul fatto che l’auto aspetti davanti al secondo hotel mentre qualcuno finisce di prepararsi. Se pensi che servirà un’attesa, chiedilo al team prenotazioni prima di pagare e fatti dare la risposta per iscritto.
Descrivi il secondo punto di ritiro. Usa le note della prenotazione per indicare con precisione dove aspetterà il secondo nucleo e a quale nome.

Questa soluzione è adatta a due nuclei entrambi organizzati e alloggiati vicini. Lo è meno quando uno dei due è spesso in ritardo, perché il ritardo ricade su tutti quelli già in auto.

Seconda soluzione: ritrovarsi prima in un solo hotel

Qui i nuclei si ritrovano in un hotel e il viaggio parte da lì. È più semplice da prenotare: un solo luogo di ritiro, una sola destinazione, un solo gruppo.

Però costringe uno dei due nuclei a fare da ospite in un hotel che non è il suo. Questo pone due domande pratiche.

Dove aspettano gli ospiti

I grandi hotel del centro della Mecca possono essere affollati, con diversi ingressi e piani. La Royal Commission for Makkah City and Holy Sites elenca il complesso Abraj Al Bait tra i luoghi simbolo della città, descrivendolo come adiacente ad Al-Masjid Al-Haram, ed è un buon esempio di quanto possano essere grandi e affollati questi edifici. Chiedi all’hotel che cosa è appropriato per chi viene a raggiungere un ospite. Non dare per scontato che un angolo della hall, una zona ristorante o una lounge privata siano disponibili come sala d’incontro solo perché sembravano tranquilli quando ci sei passato davanti. Se l’hotel ti indica un posto, usa quello.

Dove l’auto vi viene a prendere

È una questione diversa da dove vi ritrovate. Intorno all’Haram, il punto in cui un veicolo può fermarsi lo decidono le autorità giorno per giorno, e non possiamo garantire un ingresso o un fronte d’hotel in particolare. Concorda con l’autista un punto di ritiro facile da trovare e tieniti pronto a inviare la posizione in tempo reale. Il nostro articolo su come scegliere tra l’ingresso dell’hotel e un punto di ritrovo concordato approfondisce questa decisione.

Anche il secondo nucleo deve raggiungere l’hotel di ritrovo. Se è vicino, può andarci a piedi. Altrimenti si tratta di un viaggio a sé e, se vuoi prenotarlo, richiede almeno 48 ore di anticipo come qualsiasi altro.

Terza soluzione: ritrovarsi a destinazione

A volte il programma più pulito è che ogni nucleo viaggi per conto proprio e vi ritroviate nel luogo da visitare. È adatto ai gruppi in cui:

un nucleo ha un parente anziano che ha bisogno di partire con più calma;
un nucleo ha un passeggino, una sedia a rotelle pieghevole o più bagagli dell’altro;
i nuclei vogliono finire a orari diversi o proseguire verso posti diversi.

In questo caso prenoti due viaggi, uno da ciascun hotel, ognuno con il proprio orario di ritiro e le dimensioni di veicolo adatte. Il prezzo da pagare è che vi serve un punto d’incontro chiaro a destinazione e un piano per chi arriva per primo. Scegliete un punto preciso e facile da trovare, non “l’ingresso”, e decidete chi chiama chi all’arrivo.

Chi tiene la prenotazione

Qualunque soluzione scegliate, un adulto deve fare da contatto principale. Il contatto principale:

fa la prenotazione e paga;
è l’unica persona che chiede modifiche al team prenotazioni;
condivide il nome dell’autista, che compare nella prenotazione una volta assegnato;
tiene entrambi i nuclei informati sul programma definitivo.

Il pagamento blocca una richiesta provvisoria, e il team prenotazioni aggiorna lo stato entro un tempo che va da 1 a 12 ore. Il viaggio è prenotato solo quando risulta “Confermata”. Se qualcuno dell’altro nucleo vuole controllare i dettagli prima che il contatto principale paghi, dal carrello puoi inviare via email un link di verifica sicuro, così può dare un’occhiata prima.

Evitate che un nucleo prenoti un viaggio dal proprio hotel mentre il contatto principale ne prenota uno condiviso dall’altro. Due prenotazioni per le stesse persone costano care, e se ne cancelli una tu, valgono le nostre condizioni di cancellazione (cancellazione gratuita con rimborso completo fino a 48 ore prima del ritiro; entro le 48 ore la quota di acconto del prezzo viene trattenuta). La nostra nota su due famiglie che si preparano per un’unica uscita spiega meglio come dividersi i compiti.

Gli orari di partenza quando gli hotel sono due

Con due hotel, la giornata ha due momenti in cui bisogna essere pronti, non uno. Pianificali separatamente.

Il primo nucleo deve trovarsi al proprio punto di ritiro all’orario di ritiro prenotato.
Il secondo nucleo deve trovarsi al proprio punto di ritiro prima che l’auto possa arrivarci dal primo hotel. Il pianificatore calcola il percorso, ma il tempo effettivo dipende dal traffico, quindi chiedi loro di essere pronti in anticipo anziché al minuto.
Con la seconda soluzione, il nucleo ospite deve arrivare all’hotel di ritrovo abbastanza presto da trovare gli altri, non all’orario di ritiro.

Un approccio pratico è concordare per ogni nucleo un orario in cui “uscire dalla camera”, non solo un orario di ritiro. Chi esce dalla camera al momento giusto di solito è pronto quando arriva l’auto.

Nelle giornate calde, l’attesa all’aperto è la parte del programma che merita più attenzione. Il Ministero della Salute saudita consiglia di programmare con attenzione le attività all’aperto e riposare in zone d’ombra, bere molti liquidi e non lasciare i bambini in auto. Fai aspettare i parenti anziani al chiuso finché l’auto non è vicina e incarica una persona più giovane di controllarne l’arrivo.

Un esempio pratico: due nuclei, un pomeriggio

Imran Qureshi alloggia in un hotel del complesso della Torre dell’Orologio con la moglie e la figlia. Sua sorella Nadia è all’Hilton Hotel and Convention Jabal Omar con il marito e i due figli adolescenti. Vogliono passare insieme un pomeriggio in un luogo a pochi chilometri di distanza e rientrare per la sera.

Il conteggio. Tre persone dall’hotel di Imran e quattro da quello di Nadia fanno sette tra adulti e adolescenti. Questo esclude le auto da quattro posti e le categorie da sei posti. Un veicolo da sette posti, come il van per famiglie Hyundai H1 o il GMC Yukon XL, è il più piccolo che basti, e il pianificatore mostra solo le categorie che superano il controllo di capienza.

La soluzione. I due hotel sono vicini: il tragitto stradale dalla Torre dell’Orologio all’Hilton Jabal Omar è di circa 1,5 km. Il nucleo di Nadia si prepara in fretta, quello di Imran è più lento. Scelgono quindi la prima soluzione, con l’hotel di Imran per primo e quello di Nadia come tappa.

Le note. Imran scrive nelle note della prenotazione dove aspetterà ciascun nucleo e indica il cellulare di Nadia come contatto per il secondo ritiro.

Gli orari. Imran prenota con più di 48 ore di anticipo. Dice alla famiglia di Nadia di trovarsi al proprio punto di ritiro a partire dall’orario di ritiro prenotato all’hotel di Imran, non più tardi, perché il secondo hotel è vicinissimo.

Il ritorno. Il pomeriggio finirà in un unico posto, ma le famiglie rientrano in due hotel diversi. Imran prenota un secondo viaggio dalla destinazione con l’hotel di Nadia come tappa e il proprio hotel come destinazione finale. Per via dei sensi unici, le distanze cambiano a seconda della direzione, quindi il pianificatore calcola il percorso di ritorno in modo autonomo.

Il controllo. Entrambi i viaggi risultano “Confermata”. Imran condivide con Nadia il nome dell’autista quando compare nel suo account.

Che cosa inviare al nucleo dell’altro hotel

I parenti del secondo hotel non hanno prenotato, quindi non vedranno la prenotazione nel loro account. Quando il viaggio risulta “Confermata”, invia loro un breve messaggio con tutto quello che serve e niente di superfluo. Per esempio:

“Uscita di giovedì. L’auto è prenotata prima dal nostro hotel, poi passa a prendervi al vostro come seconda tappa. Fatevi trovare al punto di ritiro concordato, pronti a partire, dall’orario in cui l’auto parte da noi. Il nome dell’autista ve lo mando appena viene assegnato. Se cambia qualcosa, ditelo a me, non all’autista o all’hotel: contatterò io il team prenotazioni.”

Un messaggio così fa tre cose: dice quando essere pronti, dice dove e chiarisce chi gestisce le modifiche. Tienilo abbastanza breve da poterlo leggere sul telefono in un corridoio d’albergo. Se un parente anziano non legge i messaggi, chiedi a un membro più giovane di quel nucleo di occuparsi di accompagnarlo giù.

Se il giorno stesso il secondo nucleo è in ritardo

Anche con un buon programma, qualcuno potrebbe non essere pronto quando l’auto arriva al secondo hotel. Il tempo di attesa incluso è breve e serve per i normali minuti necessari a raggiungere l’auto, non per un nucleo che non è ancora uscito dalla camera.

Avvisa subito il contatto principale. È il contatto principale, non il nucleo in ritardo, a parlare con il team prenotazioni.
Sii realista. Un ritardo di pochi minuti può essere assorbito. Uno più lungo può essere addebitato, oppure può voler dire che l’auto prosegue e il nucleo in ritardo viaggia per conto proprio.
Non chiedere all’autista di cambiare il programma. L’autista lavora sulla base della prenotazione. Una modifica alle tappe o ai passeggeri è compito del team prenotazioni.
Prevedi un piano B. Concordate in anticipo che, se il secondo nucleo non è pronto, il primo prosegue e il secondo lo raggiunge per conto proprio in un punto d’incontro preciso a destinazione.

Quest’ultimo punto fa la differenza tra un ritardo e un pomeriggio rovinato.

Riportare ciascuno nell’hotel giusto

È al ritorno che le uscite condivise vanno storte più spesso, perché si dà per scontato che l’organizzazione del mattino funzioni anche al contrario.

Due hotel al ritorno: prenota il ritorno con un hotel come tappa e l’altro come destinazione. Metti per primo l’hotel che ha senso lungo il percorso, o quello il cui nucleo deve rientrare prima.
Orari di fine diversi: se un nucleo vuole restare più a lungo, prenota due ritorni, ciascuno per le persone che lo usano. Il nostro articolo su come concordare un unico orario di rientro ti aiuta se preferisci tenere tutti insieme.
Qualcuno cambia hotel quel giorno: se un nucleo fa il check-out, la destinazione potrebbe essere un nuovo hotel. Il nostro articolo su come rientrare da una visita in un hotel diverso tratta proprio questo caso.

Ricorda che il ritorno è un viaggio a sé. La prenotazione dell’andata non lo comprende.

Modificare il programma dopo la prenotazione

Online si può modificare solo l’orario di ritiro, richiedendo un nuovo orario dal tuo account. La richiesta resta in attesa finché il team prenotazioni non la approva. Un nuovo orario approvato comporta un costo del cambio di orario di 5 £, convertito nella valuta della prenotazione e aggiunto ai contanti da pagare all’autista al ritiro. Una richiesta respinta non costa nulla.

Per tutto il resto serve il team prenotazioni:

aggiungere o togliere il secondo hotel;
aggiungere o togliere passeggeri;
cambiare il veicolo;
cambiare la destinazione.

Se la soluzione è una nuova prenotazione, per quella vecchia potrebbe servire una richiesta di cancellazione, e una prenotazione che cancelli tu è sempre soggetta alle nostre condizioni di cancellazione (cancellazione gratuita con rimborso completo fino a 48 ore prima del ritiro; entro le 48 ore la quota di acconto del prezzo viene trattenuta). Contatta il team prenotazioni prima di cancellare qualsiasi cosa. Se siamo noi o il partner di trasporto a cancellare, o se non possiamo effettuare il viaggio e tu non accetti un’alternativa adeguata, ricevi il rimborso completo del viaggio interessato. Lo stabilisce la politica di cancellazione e rimborso.

È il motivo principale per definire la soluzione prima di pagare. Una famiglia che prenota da un hotel e poi decide di passare a prendere i cugini lungo la strada non sta facendo una piccola modifica: si tratta di un viaggio diverso.

Errori comuni e soluzioni semplici

Prenotare per un nucleo e “aggiungere i cugini dopo”. Il veicolo è stato scelto per il primo nucleo. Inserisci tutti fin dall’inizio.
Dare per scontato che l’auto aspetti al secondo hotel. Se serve un’attesa, chiedila per iscritto al team prenotazioni; altrimenti fai in modo che il secondo nucleo sia pronto in anticipo.
Due persone che contattano il team prenotazioni. Solo il contatto principale chiede modifiche.
Considerare la hall dell’hotel di ritrovo come una sala d’attesa pubblica. Chiedi all’hotel che cosa è adatto per gli ospiti esterni.
Dimenticare il ritorno. Prenotalo come viaggio a sé, con le tappe giuste.
Usare i nomi degli hotel in modo approssimativo. I nomi degli hotel possono somigliarsi. Usa il nome completo esattamente come lo mostra il pianificatore.

Checklist per un’uscita condivisa da due hotel alla Mecca

Decidete quale delle tre soluzioni userete.
Conta ogni persona che sarà in ciascun veicolo, bambini e neonati compresi.
Scegliete un solo contatto principale che prenoti, paghi e gestisca le eventuali modifiche.
Se il ritiro avviene in due hotel, aggiungi il secondo come tappa nell’ordine giusto.
Scrivi nelle note della prenotazione ogni punto di ritiro e il numero di contatto di ciascun nucleo.
Prenota con almeno 48 ore di anticipo e attendi che ogni viaggio risulti “Confermata”.
Concordate per ogni nucleo un orario in cui uscire dalla camera.
Prenota il ritorno come viaggio separato, con una tappa per ciascun hotel se serve.
Condividi il nome dell’autista con entrambi i nuclei appena compare.
Tieni i parenti anziani all’ombra o al chiuso finché l’auto non è vicina.

Una volta stabilito chi viene preso dove, e in quale ordine, la prenotazione è semplice. Inserisci entrambi gli hotel, la destinazione e l’intero gruppo nel pianificatore di Makkah Cabs, e prenota fin dall’inizio anche il ritorno, così entrambi i nuclei rientrano in hotel.

Parenti in un altro hotel: un’uscita insieme da due hotel alla Mecca