Ziyarah prenotata da un parente: che cosa deve sapere chi viaggia alla Mecca

Quando la ziyarah è prenotata da un parente, la prenotazione sta nell’account del parente e le email arrivano nella sua casella di posta, ma chi si trova nella hall dell’hotel alla Mecca è il viaggiatore. Prima del giorno stabilito, il viaggiatore ha bisogno di cinque cose: l’orario di ritiro confermato in ora locale saudita, il luogo di ritiro e le tappe così come sono stati prenotati, i dati dell’autista e del veicolo una volta assegnati, un telefono che funzioni in Arabia Saudita e un modo per raggiungere il parente che gestisce la prenotazione.

Questa guida si rivolge a due persone insieme. Al figlio, alla figlia o al cugino che prenota una visita alla Mecca per i genitori o altri parenti, spesso dal Regno Unito o da un altro paese, e al viaggiatore che salirà davvero in auto. Spiega che cosa chiede la procedura di pagamento quando prenoti per qualcun altro, chi riceve quali email, che cosa deve avere con sé il viaggiatore, chi può modificare o cancellare, come si inseriscono i biglietti dei siti acquistati a parte e che cosa va storto più spesso tra chi prenota e chi viaggia.

Come funziona una ziyarah prenotata da un parente

Ogni prenotazione Makkah Cabs appartiene all’account che l’ha effettuata. Il titolare dell’account vede le prenotazioni, la cronologia dello stato, il pagamento, gli eventuali contanti da pagare all’autista e, una volta assegnato, il nome dell’autista. Le email inviate dal sistema arrivano all’indirizzo email di quell’account.

Così, quando una figlia che vive a Birmingham prenota una ziyarah alla Mecca per i genitori, è lei a ricevere la ricevuta di pagamento, la conferma di prenotazione e l’email di assegnazione dell’autista con la targa del veicolo e le istruzioni per l’incontro. I genitori non ricevono nulla di tutto questo, a meno che lei non glielo inoltri.

Non è un difetto: serve a lasciare la responsabilità della prenotazione a una sola persona. Significa però che chi prenota deve passare le informazioni giuste, e che il viaggiatore deve sapere che non spetta a lui gestire la prenotazione.

I dati del viaggiatore richiesti al pagamento

La procedura di pagamento chiede sempre un numero di cellulare del cliente, cioè di chi prenota. Quando la prenotazione è per qualcun altro, sono obbligatori altri tre campi:

• Il nome del viaggiatore
• Il numero di telefono del viaggiatore
• Un contatto di emergenza

C’è anche un campo facoltativo per il telefono di un capogruppo, utile quando il viaggiatore fa parte di un gruppo organizzato con un proprio responsabile.

Sono questi campi a collegare la prenotazione alla persona che si trova alla Mecca. Se sono corretti, il team prenotazioni e il partner di trasporto sanno chi cercare. Se sono sbagliati, la prenotazione esiste comunque, ma sul posto nessuno riesce a raggiungere facilmente la persona per cui è stata fatta.

I dati del viaggiatore quando prenoti per un’altra persona

La maggior parte dei problemi di una prenotazione fatta per un’altra persona nasce da questi tre campi. Dedica qualche minuto a ciascuno e, prima di pagare, chiedi al viaggiatore di rileggerli con te. I dati del viaggiatore servono solo se lui stesso conferma che sono corretti: la grafia giusta, il numero giusto e un contatto di cui si fida. Se il gruppo viaggia con un’organizzazione, aggiungi anche il telefono del capogruppo nel campo facoltativo, così il giorno stesso c’è una seconda via per raggiungere il viaggiatore.

Il nome del viaggiatore

Usa il nome a cui il viaggiatore risponde e che riconosce, scritto come lo scriverebbe lui. Se tuo padre è conosciuto da tutti come Haji Rashid ma sul passaporto c’è scritto Abdul Rashid Khan, usa una forma che riconosceranno sia lui sia la reception dell’hotel. L’altra forma puoi aggiungerla nelle note.

Il telefono del viaggiatore

Deve essere un numero che il giorno stabilito squilli e riceva messaggi in Arabia Saudita. Un numero del Regno Unito può funzionare, ma il roaming dipende dall’operatore e dal piano tariffario del viaggiatore. La guida di Ofcom, l’autorità britannica per le comunicazioni, su come usare il cellulare all’estero consiglia di contattare il proprio operatore prima di partire per informarsi su costi e pacchetti di roaming, e indica come alternativa una SIM o eSIM locale. Se i tuoi genitori compreranno una SIM saudita all’arrivo, al momento della prenotazione potresti non avere il numero. In questo caso indica un numero che funziona adesso e comunica il nuovo al team prenotazioni appena lo conosci.

Il contatto di emergenza

Deve essere una persona diversa dal viaggiatore, che risponda al telefono e conosca il programma. Spesso è chi prenota. Se però chi prenota dormirà, in un altro fuso orario, all’ora del ritiro, scegli qualcuno che sarà sveglio: un fratello o una sorella che viaggia con i genitori, o un parente in Arabia Saudita.

Prenotare una visita alla Mecca per i tuoi genitori dall’estero

Prenotare una visita alla Mecca per i tuoi genitori da un altro paese comporta tre complicazioni pratiche.

L’ora locale saudita. Ogni orario di ritiro nel pianificatore è in ora locale saudita, tre ore avanti rispetto all’UTC. Inserisci l’ora che i tuoi genitori vivranno alla Mecca, non quella del tuo portatile. Quando comunichi l’orario, scrivi sempre “ora saudita”.

La regola delle 48 ore. Le prenotazioni online richiedono almeno 48 ore di anticipo rispetto al ritiro. Se organizzi da casa mentre i tuoi genitori sono già alla Mecca, il programma deve essere definito almeno due giorni prima.

Pagamento e conferma. Makkah Cabs riceve il pagamento completo online. Il pagamento blocca una richiesta provvisoria, e il team prenotazioni aggiorna lo stato entro un periodo da 1 a 12 ore. La corsa è prenotata solo quando lo stato è “Confermata”. Non dire ai tuoi genitori che è tutto prenotato finché non vedi quella parola nell’account.

Se un fratello o una sorella vuole controllare il programma prima che tu paghi, dal carrello puoi inviargli via email un link sicuro di verifica, così vedrà gli stessi dettagli che stai per pagare.

Che cosa deve avere il viaggiatore prima del giorno stabilito

Il modo più semplice per passare le informazioni è un breve elenco scritto, sul telefono del viaggiatore e su carta. Ecco che cosa dovrebbe contenere e chi di solito ha ciascuna informazione.

Informazione	Da dove arriva	Perché serve al viaggiatore
Codice di prenotazione	Email di conferma di chi prenota	Chiunque lo aiuti può trovare la prenotazione
Stato: “Confermata”	Account di chi prenota	Perché nessuno aspetti un’auto non prenotata
Data e orario di ritiro, in ora saudita	Account di chi prenota	L’ora in cui è attesa l’auto
Luogo di ritiro e punto d’incontro	Prenotazione e note	Dove farsi trovare
Tappe e destinazione finale	Riepilogo del percorso	Perché il viaggiatore conosca il programma
Nome dell’autista e targa del veicolo	Email di assegnazione dell’autista, account	Per trovare l’auto giusta
Telefono di chi prenota e orari in cui è sveglio	Chi prenota	Per raggiungere la persona che può modificare la prenotazione
Contatto di emergenza	Dati inseriti al pagamento	Per qualsiasi urgenza

L’email di assegnazione dell’autista contiene anche un link sicuro per vedere la foto del veicolo nell’account. Il viaggiatore non può aprire quel link senza l’account di chi ha prenotato, quindi è più utile inoltrare una semplice descrizione, la targa e la categoria del veicolo.

Chi può modificare o cancellare la prenotazione

Solo il titolare dell’account può inviare richieste su una prenotazione. In pratica, per qualsiasi modifica il viaggiatore alla Mecca deve passare da chi ha prenotato.

Dall’account, prima dell’orario di ritiro, su una prenotazione pagata si possono inviare due tipi di richiesta:

• «Richiedi un nuovo orario di ritiro», con un orario futuro e una nota facoltativa. Se approvato, un costo del cambio di orario di 5 £, convertito nella valuta della prenotazione, si aggiunge ai contanti da pagare all’autista al ritiro. Il team prenotazioni può rinunciarvi, e una richiesta respinta non costa nulla.
• «Richiedi la cancellazione o il rimborso», con un motivo. In caso di cancellazione da parte del cliente, le prenotazioni sono soggette alle nostre condizioni di cancellazione (cancellazione gratuita con rimborso completo fino a 48 ore prima del ritiro; entro le 48 ore viene trattenuta la quota di acconto del prezzo). Il rimborso completo per il viaggio interessato si applica se noi o il partner di trasporto cancelliamo o non possiamo effettuare il viaggio e non viene accettata un’alternativa adeguata. La politica di cancellazione e rimborso riporta i dettagli.

Per ogni prenotazione è ammessa una sola richiesta aperta per tipo, e ciascuna resta in sospeso finché il team prenotazioni non la approva.

Online si può modificare solo l’orario. Il luogo di ritiro, la destinazione, il numero di passeggeri e il veicolo no. Se tua madre decide di non andare, o uno zio vuole aggiungersi, bisogna rivolgersi al team prenotazioni. Il nostro articolo su come contare i passeggeri per un taxi alla Mecca spiega perché il numero di passeggeri conta così tanto.

Concordate in anticipo come il viaggiatore ti chiede una modifica. Un breve messaggio come “Per favore chiedi il ritiro alle 16:00 ora saudita invece che alle 15:00, stesso posto” ti dà tutto ciò che ti serve.

Scegliere il punto d’incontro quando non sei sul posto

Un parente che prenota dall’estero raramente sa com’è fatto l’ingresso dell’hotel. Il viaggiatore invece lo sa. Quindi chiedi prima di prenotare, non dopo.

Domande utili da fare al viaggiatore, o a chi è con lui:

• Quale ingresso dell’hotel usate di solito?
• C’è una hall o una porta con un nome dove potete aspettare all’ombra?
• Da lì potete raggiungere la strada senza scale?
• Qualcuno del gruppo cammina con difficoltà o usa una sedia a rotelle?

Riporta le risposte nelle note della prenotazione con parole semplici, insieme al nome dell’hotel esattamente come compare sulla prenotazione alberghiera. Non possiamo garantire dove un veicolo potrà fermarsi davanti a un hotel: viene deciso giorno per giorno, ed è per questo che contano un punto d’incontro con un nome preciso e la posizione in tempo reale il giorno stesso. La nostra guida su come scegliere tra un punto di ritiro davanti all’hotel alla Mecca e un luogo d’incontro concordato spiega la scelta più nel dettaglio.

Lo stesso vale per il ritorno da un sito. Sarà il viaggiatore a uscire da una mostra cercando l’auto, quindi concordate dove, con parole che possa seguire. Il nostro articolo su come concordare il ritiro per il ritorno da una ziyarah alla Mecca tratta il viaggio di ritorno.

Biglietti prenotati da una persona, trasporto prenotato da un’altra

Le famiglie spesso si dividono i compiti. Un parente compra i biglietti per l’Hira Cultural District, un altro prenota l’auto. Può funzionare bene, a patto che le due conferme coincidano.

L’Hira Cultural District vende i biglietti per le sue mostre e i suoi musei tramite i link “Book now” della sua pagina ufficiale delle esperienze, e indica il distretto e il sentiero verso la grotta come aperti 24 ore su 24, mentre musei e mostre hanno orari che variano a seconda del giorno. Il biglietto e il taxi sono acquisti separati con condizioni separate. Modificare l’uno non modifica l’altro.

Prima di pagare l’uno o l’altro, controlla che data, orario e numero di persone coincidano. Poi decidete chi porterà con sé la conferma del biglietto il giorno stesso. Di solito è il viaggiatore, il che significa che deve averla sul telefono, non solo nella casella di posta di chi ha prenotato. La nostra guida su come tenere insieme il biglietto dell’Hira Cultural District e la conferma del taxi la esamina campo per campo.

Il giorno stesso: la parte del viaggiatore

Il giorno della ziyarah, la parte pratica spetta al viaggiatore.

• Telefono carico e acceso, con salvati i numeri di chi ha prenotato e del contatto di emergenza.
• Al punto d’incontro concordato nella prenotazione, un po’ prima dell’orario di ritiro.
• Posizione in tempo reale pronta da inviare se l’autista non riesce a trovarlo. Non possiamo garantire dove un’auto potrà fermarsi fuori da un hotel: viene deciso giorno per giorno.
• Il promemoria con tutti i dati su carta oltre che sul telefono.
• La reception dell’hotel può aiutare un viaggiatore anziano a leggere i dettagli o a fare una telefonata. La nostra guida su come chiedere aiuto alla reception del tuo hotel alla Mecca per un ritiro prenotato spiega che cosa può e non può fare la reception.

Il compito di chi ha prenotato, il giorno stesso, è essere raggiungibile. Se nel Regno Unito sei indietro di qualche ora e il ritiro è di primo mattino, metti una sveglia o affida il ruolo a qualcuno che sarà sveglio.

Un esempio pratico: Sana prenota per Rashid e Parveen

Sana vive a Birmingham. I suoi genitori, Rashid e Parveen, entrambi sopra i settant’anni, alloggiano in un hotel vicino alla Clock Royal Tower. Vogliono passare una mattinata all’Hira Cultural District e poi tornare in hotel.

Sana prenota due viaggi con quattro giorni di anticipo: dall’hotel all’Hira Cultural District e dall’Hira Cultural District di nuovo all’hotel. Al pagamento inserisce il proprio cellulare, il nome del padre come lo scrive lui, il numero della SIM saudita della madre, visto che il telefono britannico del padre all’estero non è affidabile, e come contatto di emergenza il fratello Imran, che viaggia con loro. Inserisce il numero di Imran anche nel campo del capogruppo.

Prima di pagare, invia a Imran il link sicuro di verifica. Lui le fa notare che ha indicato due passeggeri, mentre anche lui andrà. Lei corregge in tre.

Quella sera entrambi i viaggi risultano “Confermata”. Sana manda alla famiglia un unico messaggio WhatsApp con il codice di prenotazione, “ritiro alle 09:00 ora saudita”, il punto d’incontro, le tappe e il suo numero. Quando arriva l’email di assegnazione dell’autista, inoltra il nome dell’autista e la targa del veicolo, e non stampa nulla perché Imran ha già tutto.

La mattina, Imran invia all’autista la posizione in tempo reale dall’ingresso dell’hotel. Sana dorme a Birmingham, e nessuno ha bisogno di lei.

Se Imran non avesse controllato il numero di passeggeri, la famiglia avrebbe avuto una prenotazione per due con tre persone in attesa.

Se qualcosa cambia mentre il viaggiatore è alla Mecca

I programmi cambiano soprattutto sul posto, dove chi ha prenotato non c’è. Concordate fin da ora che cosa fa il viaggiatore in ogni caso, così che una ziyarah prenotata da un parente non si blocchi perché chi ha prenotato non è raggiungibile.

Il viaggiatore vuole partire più tardi. Scrive a chi ha prenotato, che dall’account richiede un nuovo orario di ritiro prima dell’orario originale. Finché la richiesta non è approvata, vale l’orario originale.

Il viaggiatore è un po’ in ritardo il giorno stesso. Telefona o scrive all’autista, una volta noti i suoi dati, e invia la posizione in tempo reale. L’attesa inclusa varia secondo la categoria del veicolo e non viene mostrata al momento della prenotazione, quindi chiedi al team prenotazioni di confermare per iscritto in anticipo qualsiasi attesa, invece di darla per scontata.

Il viaggiatore non sta bene e non può andare. Chi ha prenotato può inviare una richiesta di cancellazione, ma una cancellazione da parte del cliente è soggetta alle nostre condizioni di cancellazione (cancellazione gratuita con rimborso completo fino a 48 ore prima del ritiro; entro le 48 ore viene trattenuta la quota di acconto del prezzo). In ogni caso, la salute viene prima.

Un altro parente vuole aggiungersi. Il numero di passeggeri non si può modificare online. Chi ha prenotato contatta il team prenotazioni, e potrebbe essere necessario cambiare veicolo.

Scrivi queste quattro risposte nel promemoria per il viaggiatore. Quando chi ha prenotato dorme, il viaggiatore sa così quali problemi può risolvere da solo e quali devono aspettare.

Le lacune più comuni tra chi prenota e chi viaggia

Quando la ziyarah l’ha prenotata qualcun altro, si ripetono sempre gli stessi pochi errori.

• L’orario è nel fuso sbagliato. Scrivi sempre “ora saudita”.
• Il telefono del viaggiatore è spento, o il roaming è disattivato.
• Il contatto di emergenza è il viaggiatore stesso. Deve essere qualcun altro.
• Il viaggiatore pensa che una prenotazione in sospeso sia confermata. Solo “Confermata” significa prenotata.
• Il viaggiatore chiede all’autista o all’hotel di modificare la prenotazione. Le modifiche passano dal titolare dell’account.
• Il biglietto e l’auto non coincidono per data o orario.
• Chi ha prenotato non è raggiungibile per il fuso orario o per lavoro.

Una breve telefonata prima del giorno stabilito risolve gran parte di questi problemi, ed è l’abitudine migliore per qualsiasi ziyarah prenotata da un parente.

Checklist per una ziyarah prenotata per un’altra persona

1. Concorda il programma con il viaggiatore, comprese tappe, data e orario in ora saudita.
2. Prenota almeno 48 ore prima del ritiro.
3. Inserisci il nome del viaggiatore in una forma che riconoscerà.
4. Inserisci un telefono del viaggiatore che funzioni in Arabia Saudita.
5. Scegli un contatto di emergenza che non sia il viaggiatore e che sarà sveglio.
6. Prima di pagare, invia il link sicuro di verifica a un secondo adulto.
7. Aspetta lo stato “Confermata”.
8. Invia al viaggiatore un promemoria scritto con codice, orario, luogo, tappe e il tuo numero.
9. Inoltra il nome dell’autista e la targa del veicolo una volta assegnati.
10. Concorda come il viaggiatore ti chiederà eventuali modifiche.

Quando hai i dati dalla famiglia, apri il pianificatore di Makkah Cabs, inserisci il viaggio in ora locale saudita e compila con cura i dati del viaggiatore al momento del pagamento.