Catatan pemesanan penjemputan hotel Makkah seharusnya menjawab satu pertanyaan bagi pengemudi: di mana tepatnya orang-orang ini akan berada, dan bagaimana saya mengenali mereka? Dalam praktiknya, itu berarti nama lengkap hotel sebagaimana tertulis pada reservasi Anda (beserta nama Arabnya jika Anda memilikinya), menara atau gedungnya jika hotel berada dalam kompleks yang lebih besar, titik temu yang telah Anda sepakati, siapa yang akan berada di sana dan dengan nomor telepon yang mana, serta kebutuhan praktis apa pun seperti anggota yang berjalan lambat atau kereta bayi yang dilipat. Nomor kamar, detail kartu, dan cerita tentang bagaimana rencana berubah tidak semestinya ditulis di sana.
Panduan ini ditujukan bagi siapa pun yang memesan perjalanan Makkah Cabs yang berangkat dari hotel di Makkah (juga ditulis Mekkah): kunjungan, pindah ke hotel lain, atau keberangkatan ke bandara. Panduan ini menjelaskan detail mana yang sudah memiliki kolomnya sendiri, apa yang perlu ditulis dalam catatan pemesanan dan dalam urutan apa, cara menangani detail menara dan kamar hotel untuk penjemputan, apa yang tidak perlu dicantumkan, dan apa yang harus dilakukan bila ada yang berubah setelah Anda memesan. Panduan ini melanjutkan panduan kami tentang memilih halaman depan hotel atau titik temu yang disepakati, yang membahas keputusan soal titik temu itu sendiri.
Untuk apa catatan pemesanan
Pemesanan memiliki kolom untuk sebagian besar fakta perjalanan. Catatan adalah tempat bagi hal-hal yang tidak dapat ditampung kolom-kolom itu: gambaran praktis yang diperlukan pengemudi untuk menemukan dan membantu Anda. Sebelum menulis apa pun, periksa detail mana yang sudah memiliki tempatnya.
| Detail | Tempat mengisinya |
|---|---|
| Tempat penjemputan dan tujuan | Pencarian perjalanan, diperiksa pada ringkasan rute |
| Tanggal dan waktu (waktu setempat Arab Saudi) | Pencarian perjalanan |
| Penumpang: dewasa, anak-anak, bayi | Pencarian perjalanan |
| Tas besar dan tas kabin | Pencarian perjalanan |
| Persinggahan tambahan, secara berurutan | Pencarian perjalanan (hingga 8) |
| Kursi anak dan kebutuhan kursi roda | Opsi dalam pencarian, dikonfirmasi untuk kendaraannya |
| Nomor penerbangan, untuk perjalanan bandara | Checkout |
| Nomor ponsel Anda | Checkout (wajib) |
| Nama dan nomor telepon penumpang serta kontak darurat, jika memesan untuk orang lain | Checkout (wajib dalam hal itu) |
| Nomor telepon ketua rombongan | Checkout (opsional) |
| Menara, titik temu, cara mengenali rombongan, kebutuhan praktis | Catatan pemesanan |
Jika suatu detail memiliki kolom, isilah di kolom itu. Kursi anak yang hanya disebut dalam catatan adalah permintaan yang harus dibaca seseorang; kursi anak yang ditambahkan dalam pencarian menjadi bagian dari pemeriksaan kendaraan. Catatan kemudian melengkapi fakta-fakta itu dengan gambaran di sekitarnya.
Catatan pemesanan penjemputan hotel Makkah: lima hal yang layak ditulis
Sebagian besar catatan yang berguna mencakup lima poin yang sama, dalam urutan yang sama.
1. Propertinya, disebut dengan tepat
Tulis nama lengkap hotel sebagaimana tercantum pada reservasi Anda, bukan nama singkat yang dipakai keluarga. Jika Anda mendapatkan nama Arabnya dari hotel, tambahkan. Nama-nama di Makkah sering mirip, dan pengemudi yang membaca sekilas terbantu oleh bentuk yang persis.
2. Gedung di dalam properti itu
Banyak hotel di Makkah berada dalam kompleks besar dengan beberapa menara atau gedung. Sebutkan yang Anda tempati. Penjelasan lebih lanjut ada di bawah.
3. Titik temu
Gambarkan tempat yang Anda sepakati untuk menunggu dalam satu kalimat, dengan nama yang tidak berubah: misalnya pintu masuk lobi utama menara tertentu. Kami tidak dapat menjanjikan di mana kendaraan boleh berhenti di hotel mana pun; hal itu diatur pada hari pelaksanaan. Catatan menggambarkan di mana Anda akan berada, lalu email penugasan pengemudi memberikan petunjuk pertemuan dan waktu tunggu untuk perjalanan tersebut.
4. Siapa yang akan berada di sana
Sebutkan berapa orang yang akan menunggu dan siapa penanggung jawab utama pada hari itu, jika bukan orang yang memesan. Jika penanggung jawab utama memiliki nomor telepon yang berbeda dari yang ada di pemesanan, pastikan nomor itu juga tercantum di kolom checkout yang tepat.
5. Kebutuhan praktis
Anggota yang berjalan lambat, kerabat lanjut usia yang perlu dibantu naik ke kendaraan tinggi, kereta bayi yang dilipat, atau kursi roda yang sudah ditambahkan dalam pencarian dan kini perlu dijelaskan: panduan kami tentang menjelaskan alat bantu lipat atau kursi roda menguraikan detail apa yang membantu.
Lima baris pendek biasanya sudah cukup. Jika catatan Anda sampai sepanjang satu halaman, sebagian isinya mungkin berada di tempat yang salah.
Detail menara dan kamar hotel untuk penjemputan
Dua detail yang paling sering keliru ditulis keluarga adalah menara dan kamar.
Menara dan kompleks
Pusat Makkah memiliki kompleks-kompleks besar tempat beberapa hotel berbagi satu kawasan pembangunan. Panduan Accor sendiri tentang kompleks Abraj Al Bait menggambarkannya sebagai kawasan dengan tujuh menara, yang tertinggi menaungi Makkah Clock Royal Tower, a Fairmont Hotel, dan menyebutkan beberapa hotel lain di kompleks tersebut, termasuk Raffles Makkah Palace, Swissôtel Makkah, Swissôtel Al Maqam Makkah, dan Pullman Zamzam Makkah.
Justru itulah sebabnya “Clock Tower” saja dalam catatan tidak cukup. Sebutan itu bisa berarti kompleksnya, satu hotel, atau kawasan secara umum. Lokasi populer di perencana perjalanan mencakup “Makkah: Clock Royal Tower / Fairmont Hotel” dan “Makkah: Hilton Hotel & Convention Jabal Omar”; jika Anda menginap di tempat lain dalam suatu kompleks, ketik hotel Anda sendiri dan periksa ringkasan rute sebelum membayar. Lalu gunakan catatan untuk menyebutkan hotel dan menara tempat Anda benar-benar akan keluar. Aturannya sederhana: catatan harus menyebut gedung tempat rombongan Anda berdiri.
Nomor kamar
Pengemudi tidak datang ke kamar Anda, jadi nomor kamar biasanya tidak menambah apa pun bagi penjemputan. Nomor itu juga bisa menimbulkan kebingungan: catatan bertuliskan “Kamar 1412” dapat membuat seseorang mengira rombongan menunggu di lantai empat belas, atau bahwa pengemudi harus menanyakan kamar itu di resepsionis. Jangan cantumkan kecuali tim pemesanan memintanya.
Logika yang sama berlaku ketika hotel memindahkan Anda ke kamar lain. Pergantian kamar adalah urusan hotel. Jika properti, menara, dan titik temu tetap sama, penjemputan Anda tidak berubah, dan tidak ada yang perlu diperbarui. Hal itu baru menjadi urusan transportasi jika perpindahan tersebut mengubah tempat Anda menemui mobil: menara lain, pintu masuk lain, atau hotel lain.
Alamat Nasional dan kartu identitas hotel
Dua sarana resmi membantu Anda mendapatkan detail hotel dengan benar sebelum menuliskannya.
Alamat Nasional. Saudi Post menggambarkan Alamat Nasional sebagai sistem pengalamatan yang presisi, terdiri atas nomor bangunan, jalan, nomor sekunder, distrik, kode pos, dan kota, dengan alamat singkat berupa empat huruf dan empat angka. Jika hotel memberi Anda Alamat Nasional atau alamat singkatnya, tambahkan ke catatan. Alamat itu membantu memastikan gedung mana yang Anda maksud, di samping nama dan pin peta.
Kartu identitas hotel. Kementerian Haji dan Umrah menganjurkan jemaah umrah untuk meminta kartu identitas dari hotel atau tempat tinggal mereka yang memuat nama, alamat, dan detail kontak fasilitas tersebut. Mintalah saat check-in. Kartu itu memberi Anda nama dan alamat hotel dalam penulisan hotel itu sendiri, yang semestinya disalin dalam catatan Anda, dan bagaimanapun berguna untuk dibawa setiap anggota rombongan.
Apa yang ditulis dalam catatan pemesanan: sebuah templat
Berikut templat sederhana tentang apa yang ditulis dalam catatan pemesanan. Ganti setiap bagian dengan detail Anda sendiri.
Penjemputan: [nama lengkap hotel sesuai reservasi] ([nama Arab, jika diketahui]), [menara atau gedung]. Alamat Nasional: [alamat singkat, jika diketahui]. Kami akan menunggu di [titik temu dalam satu kalimat]. [Jumlah] orang; penanggung jawab utama pada hari itu [nama], nomor telepon sesuai yang diisi saat checkout. [Kebutuhan praktis.]
Dan inilah perbedaan antara catatan yang samar dan catatan yang berguna:
| Samar | Berguna |
|---|---|
| Hotel Clock Tower | [Nama lengkap hotel] di kompleks Abraj Al Bait, [nama menara] |
| Datang ke resepsionis | Kami akan menunggu di pintu masuk lobi utama [nama menara] |
| Keluarga berlima | Lima orang: tiga dewasa, dua anak; penanggung jawab utama pada hari itu adalah Ahmed |
| Nenek perlu bantuan | Satu penumpang lanjut usia berjalan lambat dan perlu dibantu naik ke kendaraan |
| Banyak tas | Jumlah tas sudah dimasukkan; satu kereta bayi lipat dihitung sebagai tas besar |
| Telepon kalau sudah sampai | Penanggung jawab utama akan mengirim lokasi langsung saat sudah siap |
Catatan yang berguna dapat dibacakan dalam waktu kurang dari setengah menit dan tetap memberi tahu pengemudi di mana Anda berada, siapa Anda, dan apa yang perlu diantisipasi.
Apa yang tidak perlu dicantumkan
Catatan dibaca oleh orang yang memerlukan informasi praktis. Jangan masukkan hal lain.
- Nomor kartu, nomor paspor, detail visa. Tidak satu pun diperlukan untuk penjemputan, dan semuanya tidak boleh ditulis dalam catatan teks bebas.
- Nomor kamar, karena alasan di atas.
- Perubahan waktu. Waktu penjemputan baru diajukan melalui akun Anda, bukan lewat catatan. Lihat di bawah.
- Tempat atau tujuan yang berbeda. Hal ini tidak dapat diubah dengan menyunting keterangan. Diperlukan tim pemesanan.
- Riwayat panjang. “Tadinya kami di menara yang satunya, lalu hotel memindahkan kami, dan kata kakak saya…” Pengemudi memerlukan hasil akhirnya, bukan ceritanya.
- Pertanyaan keagamaan. Apa pun tentang ihram, salat, atau umrah sebaiknya ditanyakan kepada ulama yang kompeten dan platform resmi Nusuk, bukan kepada pengemudi.
Catatan untuk kunjungan dan untuk keberangkatan
Lima poin yang sama berlaku untuk setiap penjemputan di hotel, tetapi penekanannya bergeser.
Untuk kunjungan, catatan berisi cara menemukan rombongan dan membantu siapa pun yang membutuhkan. Jika ada kerabat yang bergabung dari hotel lain, tambahkan bahwa perjalanan mencakup persinggahan di sana dan siapa yang naik di tiap tempat; panduan kami tentang bertemu kerabat di hotel lain di Makkah membantu menyusun rencananya. Kepulangan adalah perjalanan terpisah dengan catatannya sendiri, yang ditulis dari sudut pandang lokasi kunjungan.
Untuk keberangkatan ke bandara, catatan juga menyangkut bagasi. Jumlah tas diisi dalam pencarian, tetapi catatan dapat menambahkan detail yang berguna: bahwa tas akan datang dari ruang bagasi hotel, atau bahwa satu koper sangat berat. Nomor penerbangan diisi di kolomnya sendiri saat checkout.
Untuk pindah antarhotel, tulis catatan untuk hotel penjemputan dan pastikan hotel tujuan disebut dengan tepat dalam pencarian. Panduan kami tentang pindah antarhotel di Makkah disertai kunjungan pada hari yang sama membahas selebihnya.
Menulis untuk pengemudi yang membaca sekilas
Pengemudi mungkin hanya melirik catatan di antara dua perjalanan. Beberapa kebiasaan membuatnya lebih mudah dibaca.
- Dahulukan lokasi. Hotel, menara, dan titik temu sebelum hal lainnya.
- Gunakan nama yang ada di pemesanan. Jika pemesanan menyebut “Hilton Hotel & Convention Jabal Omar”, jangan menulis “Hilton” saja dalam catatan.
- Tulis angka dengan jelas. Tulis “lima orang” atau “5 orang”, bukan “kami beberapa orang”.
- Hindari kata-kata yang relatif. “Malam ini”, “setelah salat”, dan “tempat biasa” tidak berarti apa-apa bagi orang di luar keluarga. Tanggal dan waktu sudah ada di pemesanan.
- Tambahkan nama Arab bila Anda memilikinya. Pertahankan juga nama Inggrisnya, agar keduanya cocok dengan yang dipakai pemesanan dan hotel.
Jika seseorang di meja resepsionis hotel akan membantu pada hari itu, panduan kami tentang meminta bantuan resepsionis hotel Anda di Makkah menjelaskan apa yang perlu Anda tunjukkan kepada mereka. Resepsionis tidak dapat melihat atau mengubah pemesanan Anda, sehingga catatan dan pemesanan tetap menjadi tanggung jawab Anda.
Catatan pemesanan saat Anda memesan untuk orang lain
Banyak penjemputan di hotel Makkah dipesan oleh kerabat yang tidak ikut di dalam mobil: seorang putra di Birmingham yang memesan untuk orang tuanya, atau seorang putri yang mengatur kunjungan untuk bibinya. Halaman checkout menangani hal ini dengan kolom tersendiri. Bila pemesanan dibuat untuk orang lain, sistem mewajibkan nama penumpang, nomor telepon penumpang, dan kontak darurat, serta menyediakan kolom opsional untuk nomor telepon ketua rombongan. Isilah dengan benar, karena kolom-kolom itu memberi tahu tim pemesanan dan pengemudi siapa yang sebenarnya menunggu di lobi.
Catatan pemesanan untuk penjemputan di hotel Makkah yang dibuat atas nama orang lain kemudian memerlukan dua pemeriksaan tambahan:
- Tulis dari sudut pandang penumpang. “Kami akan menunggu di…” harus menggambarkan di mana orang tua Anda akan berdiri, bukan di mana Anda membayangkan mereka berada. Minta mereka memastikan menara dan pintu masuk yang mereka gunakan.
- Sebutkan siapa yang menjawab telepon. Jika penumpang tidak menggunakan ponsel pintar, atau hanya sedikit berbahasa Inggris, katakan dengan lugas, dan pastikan kontak darurat adalah orang yang dapat dihubungi pada hari itu.
Panduan kami tentang kunjungan di Makkah yang dipesan oleh kerabat membahas serah terima antara pengatur dan penumpang secara lebih terperinci. Jika ada anak yang ikut, tambahkan kursinya dalam pencarian, bukan dalam catatan; panduan kami tentang memesan kursi anak untuk perjalanan di Makkah menjelaskan pilihannya.
Mencocokkan email penugasan pengemudi dengan catatan Anda
Setelah pengemudi ditugaskan, sebuah email tiba dengan nomor pelat kendaraan, petunjuk pertemuan dan waktu tunggu, serta tautan untuk melihat foto kendaraan secara aman di akun Anda. Bacalah berdampingan dengan catatan pemesanan Anda untuk penjemputan di hotel. Jika petunjuk pertemuan menggambarkan tempat yang berbeda dari yang ada di catatan Anda, hubungi tim pemesanan dengan nomor referensi pemesanan Anda dan tanyakan mana yang berlaku, alih-alih menebak pada hari pelaksanaan. Teruskan nomor pelat kepada siapa pun yang akan menunggu, agar mereka dapat memeriksa mobilnya sebelum ada yang naik.
Bila detail berubah setelah pemesanan
Rencana bisa bergeser. Apa yang harus dilakukan bergantung pada apa yang berubah.
- Kamar Anda berubah, tetapi titik temu tidak. Tidak ada yang perlu diperbarui.
- Titik temu Anda berubah di dalam hotel yang sama. Beri tahu tim pemesanan dengan nomor referensi pemesanan dan keterangan baru, lalu minta konfirmasi. Jangan berasumsi pengemudi akan mengetahuinya dengan cara lain.
- Waktunya berubah. Pada pemesanan yang sudah dibayar, gunakan “Ajukan waktu penjemputan baru” di akun Anda sebelum waktu penjemputan yang berlaku. Permintaan itu berstatus menunggu sampai tim pemesanan menyetujuinya. Perubahan yang disetujui dikenai biaya penjadwalan ulang sebesar £5, yang dikonversi ke mata uang pemesanan Anda dan ditambahkan pada uang tunai yang dibayarkan kepada pengemudi saat penjemputan; permintaan yang ditolak tidak dikenai biaya apa pun.
- Hotel, tujuan, jumlah penumpang, atau kendaraan berubah. Hanya waktu yang dapat diubah secara daring. Hal lainnya memerlukan tim pemesanan, atau pemesanan baru disertai permintaan pembatalan. Pemesanan tunduk pada ketentuan pembatalan kami (pembatalan gratis dengan pengembalian dana penuh hingga 48 jam sebelum penjemputan; dalam 48 jam sebelum penjemputan, bagian uang muka dari harga tidak dikembalikan) jika Anda membatalkan dilakukan; jika kami atau mitra transportasi kami yang membatalkan, atau tidak dapat menyediakan perjalanan, Anda menerima pengembalian dana penuh untuk perjalanan yang terdampak. Lihat kebijakan pembatalan dan pengembalian dana.
Ingat pula aturan pemberitahuan: pemesanan daring memerlukan pemberitahuan setidaknya 48 jam sebelum penjemputan, sehingga pemesanan pengganti tidak dapat dibuat pada menit terakhir.
Contoh nyata: dua catatan untuk satu keluarga
Omar memesan untuk orang tuanya, Abdullah dan Ruqayya, yang menginap di sebuah hotel dalam kompleks besar di dekat Masjidil Haram. Ia merencanakan kunjungan ke Hira Cultural District dan, menjelang akhir pekan itu, keberangkatan ke Bandara Jeddah.
Draf pertama. Catatan pertama Omar berbunyi: “Clock Tower, kamar 1412, orang tua sudah sepuh, tolong telepon kalau sudah sampai.” Catatan itu menyebut hal yang keliru (kawasannya), memuat detail yang tidak membantu (kamarnya), dan tidak menyebutkan siapa yang akan menjawab telepon.
Mengumpulkan detail. Omar meminta ayahnya mengambil kartu identitas hotel dari resepsionis. Kartu itu memuat nama lengkap hotel, alamat, dan nomor teleponnya. Ruqayya memastikan ke menara mana lift mereka turun.
Catatan untuk kunjungan. “Penjemputan: [nama lengkap hotel] ([nama Arab]), [nama menara]. Kami akan menunggu di pintu masuk lobi utama menara tersebut. Dua penumpang, keduanya lanjut usia; ayah saya berjalan lambat dan perlu dibantu naik ke kendaraan. Nomor telepon penumpang sesuai yang diisi saat checkout.” Omar memasukkan detail orang tuanya, dengan dirinya sebagai kontak darurat, di kolom checkout untuk pemesanan bagi orang lain.
Catatan untuk keberangkatan. Dua kalimat pertama yang sama, lalu: “Dua penumpang, jumlah tas sudah dimasukkan; tas datang dari ruang bagasi hotel tepat sebelum penjemputan.” Nomor penerbangan diisi di kolomnya sendiri.
Sebuah perubahan. Di pertengahan pekan, hotel memindahkan orang tuanya ke kamar lain di menara yang sama. Omar memeriksa: properti sama, menara sama, titik temu sama. Ia tidak mengubah apa pun.
Daftar periksa untuk menulis catatan pemesanan
- Isi dulu setiap detail yang memiliki kolom di kolomnya: penumpang, tas, persinggahan, kursi anak, kursi roda, nomor penerbangan, kontak.
- Minta kartu identitas hotel, lalu salin nama dan alamat dari kartu itu.
- Sebutkan nama hotel persis seperti pada reservasi, beserta nama Arabnya jika Anda memilikinya.
- Sebutkan menara atau gedung di dalam kompleks mana pun.
- Tambahkan Alamat Nasional atau alamat singkat jika hotel memberikannya.
- Gambarkan titik temu dalam satu kalimat.
- Sebutkan berapa orang yang akan menunggu dan siapa penanggung jawab utama pada hari itu.
- Tambahkan kebutuhan praktis dengan kata-kata sederhana.
- Jangan cantumkan nomor kamar, detail kartu atau paspor, perubahan waktu, dan riwayat panjang.
- Bacakan catatan itu: kurang dari setengah menit, dan jelas bagi orang yang tidak mengenal Anda.
- Jika titik temu, hotel, atau waktu berubah setelah pemesanan, gunakan saluran yang tepat, bukan catatan baru.
Setelah detail Anda siap, masukkan hotel dan tujuan Anda di perencana perjalanan Makkah Cabs, periksa ringkasan rute, dan tambahkan catatan pemesanan Anda saat checkout.